Cómo hacer copias de seguridad de los datos de tu PYME

Introducción

Advertencia: El consejo en este artículo puede soñar extremo o hasta paranoico al principio. Pero lo que he aprendido de la computación y de la vida en general, es que si estoy preparado para lo peor, me habilita a disfrutar de lo mejor. –Lasse Juusela, redNinja.

Los datos son el corazón de cualquier negocio. Desde la información de tus clientes hasta los pedidos, facturas o campañas de marketing, todo depende de que esos datos estén disponibles y seguros. Sin embargo, miles y miles de pequeñas y medianas empresas siguen sin contar con una estrategia de respaldo adecuada. Hasta que ocurre un imprevisto.

Un simple fallo en el disco duro, un ataque de ransomware o incluso un descuido humano puede paralizar por completo la operación de una pyme. Cuando eso pasa, recuperar la información puede costar días, dinero y en muchos casos, la confianza de los clientes.

Pero no te desesperes, porque hay esperanza y solución. Proteger tus datos ya no requiere un departamento de informática ni conocimientos técnicos avanzados. Hoy existen soluciones automáticas, seguras y asequibles que permiten a cualquier empresa implementar un plan de copias de seguridad profesional en cuestión de minutos.

En este artículo aprenderás cómo hacerlo paso a paso. Vas a conocer las herramientas recomendadas por expertos en ciberseguridad y diseñadas específicamente para pymes.

1. Los riesgos de no tener un plan de respaldo

Muchas pymes creen que una pérdida de datos “nunca les va a pasar”. Pero la realidad demuestra lo contrario. Los incidentes ocurren a diario y la mayoría de las veces sin previo aviso. Veamos los principales riesgos que pueden poner en jaque a tu negocio si no cuentas con copias de seguridad.

Ciberataques y ransomware

El ransomware es uno de los ataques más comunes y devastadores para las pequeñas empresas. Los delincuentes cifran tus archivos y exigen un rescate para recuperarlos. Incluso si pagas (algo que nunca se recomienda), no hay garantía de que vuelvas a acceder a tu información.

Pero si tienes una copia de seguridad actualizada y desconectada de tus sistemas te permite restaurar tus datos en minutos y continuar operando sin pérdidas graves.

Consejo: Soluciones como Acronis Cyber Protect incluyen protección contra ransomware y copias de seguridad automáticas en la nube reduciendo enormemente este riesgo.

Fallos de hardware

Discos duros se rompen y dejan de funcionar. Servidores se estropean. Memorias USB que se corrompen. Todos estos fallos son más comunes de lo que parece y pueden borrar años de trabajo en segundos. El respaldo local combinado con una copia en la nube asegura que tu información esté siempre disponible, incluso si un dispositivo físico falla.

Errores humanos

Borrar una carpeta por accidente o sobrescribir un archivo importante puede pasarle a cualquiera. En una pyme sin departamento técnico, un error así puede suponer horas de trabajo perdido. Con un sistema de copias automatizado, simplemente restauras la versión anterior y sigues adelante sin drama.

Fallos o cierres de servicios en la nube

Aunque muchas empresas confían su información a plataformas como Google Drive, Dropbox o Microsoft 365, pocos saben que estos servicios no siempre ofrecen respaldo completo.
Si un empleado borra un archivo o una cuenta, la recuperación puede ser limitada o costosa. Contar con una copia externa garantiza que tus datos sigan protegidos aunque tu proveedor de nube falle. Por ejemplo, mediante Acronis Cyber Protect Cloud.

Robo o pérdida de equipos

Ordenadores portátiles robados, móviles extraviados o discos externos olvidados pueden exponer datos sensibles. Si las copias están cifradas y almacenadas en la nube, no perderás la información ni pondrás en riesgo la privacidad de tus clientes. Complementar esto con soluciones de cifrado y contraseñas seguras como 1Password o NordPass aumenta todavía más la seguridad.

2. Qué es una buena estrategia de respaldo

Hacer copias de seguridad no se trata solo de “guardar un archivo en otro lugar”. Es necesario aplicar una estrategia que cubra distintos escenarios. Así el respaldo realmente proteja tu negocio. La más recomendada es la regla 3-2-1. Es muy eficiente y también es la más sencilla de aplicar.

¿Qué significa la regla 3-2-1?

La fórmula es muy fácil de recordar:

• 3 copias de tus datos
  Mantén al menos tres copias. Hay que mantener la original en tu ordenador o servidor y dos adicionales de respaldo.
• 2 tipos de almacenamiento diferentes
  Guarda tus copias en al menos dos medios distintos. Por ejemplo, en un disco externo y la nube. Esto evita que un mismo tipo de fallo afecte todas las copias.
• 1 copia fuera de la oficina (offsite)
  Mantén al menos una copia en una ubicación externa o en la nube, para protegerte frente a incendios, robos o desastres físicos.

Ejemplo práctico para una pyme

Supongamos que gestionas una tienda online:

1. Tus archivos originales (productos, pedidos, facturas) están en tu ordenador o servidor.
2. Cada noche haces una copia automática en un disco externo conectado al equipo.
3. Además, tienes una copia sincronizada en la nube con Acronis Cyber Protect o Acronis Cyber Backup, que se actualiza sin que tengas que hacer nada.

Si tu ordenador falla o el disco externo se daña, tus datos siguen a salvo en la nube. Si por el contrario tu conexión a internet falla, puedes restaurar desde el disco local. Así garantizas la continuidad del negocio sin depender de un solo sistema.

La automatización: tu mejor aliada

El error más común en las pymes es hacer copias de seguridad “cuando hay tiempo”. Pero ese tiempo rara vez llega y aunque llegará de verdad se lo olvida hacerlo. Por eso, lo ideal es automatizar todo el proceso. Herramientas como Acronis Cyber Protect, F-Secure Total o incluso un almacenamiento seguro combinado con VPNs como NordVPN o ProtonVPN permiten programar respaldos automáticos cifrados. Esto asegura que tus datos estén protegidos 24/7 sin intervención humana.

3. Copias locales vs. copias en la nube

Hay dos formas principales para proteger los datos de tu empresa: copias locales y copias en la nube. Ambas tienen ventajas y limitaciones. La mayoría de las pymes obtiene el mejor resultado al combinarlas.

Copias de seguridad locales

Las copias locales son aquellas que se almacenan físicamente en tus instalaciones: por ejemplo, en un disco duro externo, un NAS (servidor local) o una memoria USB.

Ventajas:

• Restauración rápida: puedes recuperar archivos grandes en minutos sin depender de la conexión a internet
• Control total: los datos están bajo tu supervisión directa
• Ideal para copias diarias o parciales

Desventajas:

• Vulnerables a incendios, robos o daños físicos
• Si el dispositivo se daña o se pierde, podrías perder toda la información
• Requiere mantenimiento manual (conectar, verificar espacio, etc.)

Consejo: Utiliza discos duros cifrados o herramientas de seguridad como 1Password o NordPass para gestionar las claves de acceso y proteger tus copias locales.

Copias de seguridad en la nube

Las copias en la nube se almacenan en servidores externos gestionados por un proveedor de seguridad. Ejemplo de esto es Acronis Cyber Protect Cloud que ofrece respaldo cifrado y automatizado.

Ventajas:

• Protección total ante incendios, robos o fallos de hardware
• Automatización completa: se ejecutan de forma programada sin intervención humana
• Acceso remoto: puedes restaurar tus datos desde cualquier lugar
• Seguridad avanzada: cifrado, verificación y defensa contra ransomware

Desventajas:

• Requiere conexión a internet
• Puede tener un costo mensual, aunque muy inferior al de una pérdida de datos o a contratar un equipo de IT

Consejo adicional: Combinar tu copia en la nube con una VPN segura (como NordVPN, Surfshark o ProtonVPN) refuerza la privacidad y evita que tus datos se intercepten durante la transferencia.

La mejor opción: una estrategia híbrida

La mayoría de los expertos recomienda un enfoque híbrido:

• Copia local para una restauración rápida y cotidiana.
• Copia en la nube para la protección remota y automatizada.

De esta manera tu pyme obtiene lo mejor de ambos mundos: velocidad y seguridad. Lo más importante es que puedes implementarlo fácilmente con herramientas accesibles. Sin tener la necesidad de contratar técnicos ni gastar grandes sumas.

4. Cómo hacer copias de seguridad sin un departamento de IT

Proteger los datos de tu empresa no tiene por qué ser complicado ni caro. Las herramientas de respaldo y ciberseguridad están diseñadas para que cualquier persona pueda configurarlas en minutos. Sin tener experiencia técnica.

A continuación, te explico los pasos esenciales para crear un sistema de copias de seguridad profesional, sin necesidad de contratar personal informático.

Paso 1: Identifica qué información necesitas respaldar

No todo requiere una copia diaria, pero sí todo lo esencial para mantener tu negocio funcionando. Haz una lista que incluya:

• Archivos administrativos: facturas, presupuestos, informes contables
• Bases de datos: clientes, pedidos, inventarios
• Documentos de empleados
• Sitio web y correos electrónicos corporativos

Consejo: Si usas plataformas como Google Workspace o Microsoft 365, recuerda que sus copias internas no siempre son suficientes. Complementa con un respaldo externo en Acronis Cyber Protect para mayor seguridad.

Paso 2: Elige una herramienta de respaldo confiable

Evita soluciones improvisadas o copias manuales en pendrives. Busca un sistema automatizado, seguro y fácil de usar. Algunas opciones recomendadas para pymes:

• Acronis Cyber Protect o Acronis Cyber Backup: permiten combinar copias locales y en la nube con protección contra ransomware
• F-Secure Total: ideal si buscas una solución integral con antivirus, seguridad en la nube y control de dispositivos

Estas plataformas incluyen asistentes de configuración paso a paso. No necesitas conocimientos técnicos para ponerlas en marcha.

Paso 3: Automatiza la programación

Si dependes de hacer las copias manualmente «cuando hay tiempo», tarde o temprano se olvidará. Esto es garantizado. La clave está en automatizar el proceso:

• Programa copias diarias o semanales
• Activa notificaciones automáticas para verificar que se completaron correctamente
• Configura versiones anteriores para poder recuperar archivos antiguos en caso de error

Una vez configurado, el sistema trabaja solo en segundo plano, sin interrumpir tus tareas diarias.

Paso 4: Protege el acceso y las contraseñas

Tus copias de seguridad son tan seguras como tus contraseñas. Usa gestores de contraseñas como 1Password o NordPass para almacenar de forma cifrada las claves de acceso a tus cuentas y sistemas de respaldo.

Extra tip: Añade una capa más de protección usando una VPN segura (como NordVPN, Surfshark o ProtonVPN) al acceder o transferir datos desde redes públicas o desconocidas.

Paso 5: Prueba tus copias regularmente

Tener copias no sirve de mucho si nunca verificas que funcionan. Una o dos veces al año, realiza una restauración de prueba. Selecciona algunos archivos y asegúrate de que puedas recuperarlos sin problemas. Esto te dará la tranquilidad de saber que, si ocurre un incidente, podrás restaurar todo sin estrés ni pérdida de tiempo.

Ejemplo práctico

Imagina una agencia de marketing con tres empleados:

• Todos guardan su trabajo diario en Google Drive.
• Una copia automática se realiza cada noche con Acronis Cyber Protect Cloud.
• Los equipos tienen instalado F-Secure Total para evitar malware.
• Las contraseñas se gestionan con NordPass y la conexión remota se protege con Surfshark VPN.

Resultado: seguridad profesional. Sin contratar técnicos ni dedicar más de unos minutos a la semana.

5. Herramientas asequibles que facilitan el respaldo

Una de las grandes ventajas actuales es que las soluciones de ciberseguridad empresarial ya no están reservadas solo para grandes corporaciones. Hoy, cualquier pyme puede acceder a herramientas profesionales, fáciles de usar y con precios ajustados a su tamaño.
A continuación, te mostramos algunas de las más recomendadas para proteger tus datos sin complicaciones ni gastos excesivos.

🔹 Acronis Cyber Protect / Acronis Cyber Backup

Ideal para: crear copias de seguridad automáticas, locales y en la nube.

Acronis es una de las soluciones más completas del mercado. Permite hacer respaldos de ordenadores, servidores e incluso cuentas de Microsoft 365 o Google Workspace.
Sus principales ventajas son:

• Copias automáticas programadas y cifradas
• Restauración rápida desde cualquier dispositivo
• Protección activa contra ransomware y malware
• Interfaz muy intuitiva, perfecta para pymes sin equipo técnico

Consejo: Con Acronis puedes aplicar fácilmente la regla 3-2-1, manteniendo una copia local y otra segura en la nube sin esfuerzo.

🔹 F-Secure Total

Ideal para: proteger tus dispositivos y respaldos frente a amenazas digitales.

F-Secure combina antivirus, control parental, VPN y protección de identidad en una sola aplicación. Es una excelente opción si quieres mantener la seguridad integral de todos los ordenadores y móviles de la empresa.
Entre sus ventajas destacan:

• Protección en tiempo real frente a virus, phishing y ransomware
• Navegación segura y cifrada mediante su propia VPN
• Supervisión del estado de seguridad en todos los equipos desde un solo panel

🔹 NordVPN, Surfshark y ProtonVPN

Ideal para: cifrar tus conexiones y proteger los datos durante la transferencia.

Las VPN (Redes Privadas Virtuales) son un complemento esencial del respaldo. Cuando tus archivos se suben a la nube, viajan por internet y una VPN garantiza que nadie pueda interceptarlos o espiarlos.

• NordVPN: rendimiento excelente, servidores rápidos y seguridad avanzada
• Surfshark: permite usar una sola cuenta en varios dispositivos sin límite
• ProtonVPN: gran opción centrada en la privacidad y con servidores en múltiples países

Recomendación: activa siempre tu VPN cuando realices copias de seguridad desde redes Wi-Fi públicas o mientras trabajas fuera de la oficina.

🔹 1Password y NordPass

Ideal para: gestionar de forma segura todas las contraseñas de tu empresa.

Un error común es usar contraseñas simples o repetidas. Con un gestor de contraseñas, puedes crear y guardar claves únicas y complejas sin necesidad de recordarlas.

• 1Password: interfaz clara, opciones de acceso compartido y alertas de seguridad.
• NordPass: ofrece cifrado de nivel militar y almacenamiento seguro en la nube.

Ambas herramientas reducen drásticamente el riesgo de accesos no autorizados a tus sistemas de respaldo y cuentas corporativas.

Combinación ideal para una pyme

• Acronis → copias automáticas en la nube y locales.
• F-Secure → protección de los equipos contra malware.
• NordVPN / Surfshark / ProtonVPN → conexiones seguras y cifradas.
• 1Password / NordPass → gestión segura de contraseñas.

Con este conjunto, tu empresa contará con una infraestructura de seguridad de nivel profesional. Será totalmente automatizada y sin necesidad de contratar personal técnico.

6. Lista de verificación para pymes: ¿tienes tus datos realmente protegidos?

Implementar un sistema de copias de seguridad no tiene por qué ser complicado. Con esta lista de verificación podrás asegurarte de que tu negocio está cubierto ante cualquier imprevisto.

Checklist de respaldo y seguridad empresarial

Identificación de datos críticos

☐ He identificado los archivos y sistemas que son esenciales para el funcionamiento diario (facturación, clientes, documentos internos, sitio web).
☐ Mis datos en la nube (Google Workspace, Microsoft 365, etc.) también tienen una copia externa.

Aplicación de la regla 3-2-1

☐ Mantengo al menos 3 copias de mis datos.
☐ Uso 2 medios diferentes (por ejemplo, disco externo y nube).
☐ Guardo 1 copia fuera de la oficina, protegida y cifrada.

Automatización

☐ Mis copias se realizan de forma automática y periódica.
☐ Recibo notificaciones o informes cuando un respaldo falla o se completa.
☐ No dependo de hacerlo manualmente (ni de recordarlo).

Protección y cifrado

☐ Mis copias de seguridad están cifradas y protegidas con contraseñas seguras.
☐ Utilizo un gestor de contraseñas (ej. 1Password) para guardar las credenciales de mis sistemas de respaldo.
☐ Uso una VPN segura (ej. NordVPN) cuando accedo o transfiero información sensible.

Pruebas de restauración

☐ He realizado una restauración de prueba al menos una vez en los últimos 6 meses.
☐ Verifiqué que los archivos restaurados sean legibles y actualizados.

Seguridad de los dispositivos

☐ Todos los ordenadores de la empresa tienen protección activa contra malware y ransomware (ej. F-Secure Total).
☐ Tengo políticas básicas para evitar el uso de memorias USB desconocidas y descargas no verificadas.

Revisión periódica

☐ Reviso mi estrategia de respaldo cada 6-12 meses para adaptarla al crecimiento del negocio.
☐ Mis empleados saben cómo y dónde se guardan las copias de seguridad.

✅ Si marcaste todos los puntos…

¡Felicitaciones! Tu pyme está preparada para resistir pérdidas de datos, ataques o imprevistos sin interrumpir sus operaciones. No te preocupes si aún te faltan algunos. Implementar estas medidas es rápido, asequible y te dará una enorme tranquilidad.

Recuerda: una copia de seguridad es tu mejor póliza de seguro digital. No esperes a tener una emergencia para descubrir su valor.

Conclusión

Las pymes que ignoran una buena estrategia de respaldo suelen aprenderlo de la peor manera. Puede ser tras un fallo, un robo o un ataque informático. Lo positivo es que evitarlo está al alcance de cualquiera.

No necesitas un departamento de IT ni una gran inversión. Soluciones como Acronis Cyber Protect te permiten automatizar copias locales y en la nube con solo unos clics, mientras que F-Secure, NordVPN, Surfshark o ProtonVPN añaden una capa extra de ciberseguridad y privacidad. Además con 1Password o NordPass puedes garantizar que tus contraseñas y accesos estén siempre protegidos y organizados.

El objetivo no es solo evitar pérdidas de datos. También asegurar la continuidad de tu negocio y proteger la confianza de tus clientes. Y para que puedas dormir tranquilo sabiendo que tus archivos están a salvo sin importar lo que ocurra.

Recuerda: no hace falta ser técnico para tener un sistema de respaldo profesional. Solo necesitas las herramientas adecuadas y la decisión de empezar hoy.

Empieza ahora

No esperes a que un problema te obligue a reaccionar. Dedica unos minutos hoy para configurar tu sistema de respaldo y dar el paso hacia una pyme más segura, moderna y resiliente.

👉 Explora las soluciones recomendadas:

• Acronis Cyber Protect — Copias de seguridad automáticas y protección contra ransomware.
• F-Secure Total — Seguridad completa para tus dispositivos.
• NordVPN, Surfshark o ProtonVPN — Conexiones seguras y cifradas.
• 1Password o NordPass — Gestión profesional de contraseñas.

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✍️ Sobre el autor: redNinja ayuda a pymes en España a crecer con soluciones informáticas efectivas. Descubre más articulos en nuestro Blog.

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